יש שיחה אחת שאנחנו מנהלים כמעט לפני כל כנס, והיא מתחילה בשאלה "מה אתם צריכים שייצא מהיום הזה?". ברוב המקרים עובר רגע של שתיקה. ברור שצריך צלם, ברור שצריך תמונות, אבל מה בדיוק עושים איתן אחר כך זו שאלה שלא תמיד נשאלת. וזה חבל, כי התשובה משנה כמעט כל החלטה בהמשך: כמה צלמים מגיעים, מתי הם מגיעים, איזה ציוד הם מביאים ומתי אתם מקבלים את התוצרים. ריכזנו כאן את מה שמפיקים ומנהלות שיווק באמת צריכים לדעת לפני שסוגרים צילום לכנס או לאירוע חברה.
הטעות שחוזרת כמעט בכל כנס
הטעות הנפוצה היא להתייחס לצילום ככיסוי כללי. מזמינים צלם, הוא מסתובב, מצלם מה שהוא רואה, ובסוף שולח 600 תמונות. מתוכן, 40 יהיו ממש טובות, אבל אף אחת מהן לא בהכרח תהיה התמונה שהייתם צריכים.
אירוע עסקי הוא לא אירוע משפחתי. בחתונה אתם רוצים לזכור את היום. בכנס אתם רוצים חומר לעבוד איתו: דף נחיתה, פוסט בלינקדאין, מצגת למשקיעים, דוח שנתי, כתבה ביחסי ציבור. כל אחד מהשימושים האלה דורש תמונה אחרת לגמרי, בקומפוזיציה אחרת ולפעמים ביחס גובה רוחב אחר. אם זה לא סוכם מראש, הצלם מנחש, ואתם מקבלים משהו שקרוב אבל לא מדויק.
אז לפני כל דיון על ציוד או על מחיר, שבו עשר דקות והחליטו לאן התמונות הולכות. זה השלב היחיד שבאמת אי אפשר לדלג עליו.
מה באמת צריך לצאת מהאירוע
הטבלה הזו היא בערך מה שאנחנו עוברים עליו עם לקוחות עסקיים בשיחת ההכנה. שווה לעבור עליה לפני שאתם מבקשים הצעת מחיר:
| מה רוצים לעשות עם התמונות | מה הצלם צריך לצלם בפועל |
|---|---|
| אתר החברה ודף הכנס הבא | תמונות אולם רחבות עם קהל מלא, שילוט ומיתוג ברקע |
| לינקדאין ורשתות | פריימים אנכיים, אנשים באינטראקציה, חיוכים אמיתיים |
| יחסי ציבור ועיתונות | הנואמים בזמן דיבור, לחיצות יד, אורחים בכירים |
| מצגת למשקיעים או דוח שנתי | צילומי במה נקיים, קהל מלא, רגעי שיא |
| שימוש פנים ארגוני | עובדים, צוותים, רגעי מסדרון ומינגלינג |
שימו לב לשורה השנייה. הרבה חברות מגלות רק אחרי האירוע שכל התמונות שלהן אופקיות, וכשמעלים אותן לאינסטגרם או לסטורי הן נחתכות בצורה מכוערת. אם הרשתות חשובות לכם, תגידו את זה מראש. צלם שיודע את זה מצלם אחרת.
שלושה אתגרים טכניים שכדאי להכיר
תאורה שלא תוכננה לצילום
רוב אולמות הכנסים מוארים לנוחות הקהל ולא למצלמה. הנואם עומד מול מסך מואר, הפנים שלו בצל, והרקע בוהק. בלי פתרון, אתם מקבלים סילואטה.
אפשר לטפל בזה, אבל כמעט תמיד בתיאום מראש מול התאורן של האירוע. כתבנו על זה בהרחבה במאמר הבקשה הקטנה מהתאורן שתציל את התמונות, והעקרונות שם תקפים בכנס בדיוק כמו בחתונה.
רעש והפרעה
בכנס, בניגוד לכל אירוע אחר, יש מישהו שמדבר ברצף של ארבעים דקות, ולפעמים מקליטים אותו. צלם שעובד עם פלאש או עם מצלמה רועשת הופך לבעיה. אנחנו עובדים בכנסים במצב תריס שקט ובתאורה קיימת בלבד, ונעים רק בין משפטים ובזמן מחיאות כפיים. זה נשמע קטנוני עד שאתם שומעים קליק של תריס בתוך הקלטה של הרצאה.
כמה דברים קורים במקביל
בכנס בינוני יש מליאה, יש מסדרון עם דוכנים, ולפעמים יש גם מושבים מקבילים בחדרים נפרדים. צלם אחד פיזית לא יכול לכסות את הכל, וזו בדיוק הסיבה שהשאלה כמה אנשי צילום צריך רלוונטית כאן אפילו יותר מבאירוע פרטי. הרחבנו על זה במאמר כמה צלמים צריך לאירוע.
מה להכין לצלם שבוע לפני
זה החלק שהכי משפיע על התוצאה והכי מוזנח. צלם שמגיע עם המידע הזה ביד עובד פי כמה ממוקד:
רשימת ההכנה שאנחנו מבקשים מכל לקוח עסקי:
- רשימת VIP עם תמונות. מי המנכ"ל, מי המשקיע, מי האורח מחו"ל. בלי זה הצלם לא יודע את מי הוא מצלם
- לוח זמנים מדויק, כולל מתי עולה כל דובר ומתי מחלקים פרסים או חותמים על משהו
- נקודות מיתוג. איפה הרול אפים, קיר הלוגואים והסטנדים שחייבים להופיע ברקע
- איש קשר אחד בשטח עם טלפון זמין, שיודע לענות בזמן אמת על "מי זה האיש הזה"
- הגבלות צילום, אם יש. עובדים שלא מסכימים להצטלם, מסכים עם מידע רגיש, אורחים בעייתיים
את ארבעת הסעיפים הראשונים אפשר לכתוב במייל אחד של עשר שורות. ההבדל בתוצאה הוא עצום.
סטילס, וידאו או שידור חי
צילום סטילס הוא הבסיס, וברוב אירועי החברה הוא מספיק. תוספת וידאו הופכת להיות שווה כשיש תוכן שתרצו לשחזר: הרצאה שתעלו לאתר, סרטון סיכום לשיווק, או דברי מנכ"ל שישמשו גם פנימה לארגון.
ויש אופציה שלישית שהרבה מפיקים לא חושבים עליה. שידור חי מאפשר לסניף בחו"ל, לעובדים מרחוק או למי שלא הגיע לצפות בזמן אמת. באירועי חברה עם צוותים מפוזרים זה לפעמים שווה יותר מכל התמונות גם יחד.
כמה זה עולה
הטווחים נקבעים לפי שעות, מספר אנשי הצוות וסוג התוצר. הנה סדרי גודל מקובלים בשוק נכון להיום:
| היקף | מה בדרך כלל כולל | טווח מחירים |
|---|---|---|
| כנס קצר (עד 4 שעות) | צלם סטילס אחד | 1,500 - 2,500 ₪ |
| יום כנס מלא | צלם סטילס, 8 שעות | 2,500 - 4,200 ₪ |
| כנס עם וידאו | סטילס ווידאו, סרטון סיכום ערוך | 4,500 - 8,000 ₪ |
| כנס גדול רב במתי | שני צוותים, כמה מצלמות, עריכה | 8,000 - 15,000 ₪ |
| תמונות ראש לעובדים | עמדה נפרדת ביום האירוע | 1,500 - 3,000 ₪ |
צילום עסקי יקר יותר מצילום פרטי, וזה הגיוני: יותר שעות, יותר ציוד, לוחות זמנים צפופים ודרישה לתוצרים מהירים. אם אתם רוצים להבין איך נבנה מחיר של צילום אירוע באופן כללי, פירטנו את זה במדריך המחירים המלא שלנו.
התוספת ששווה את עצמה כמעט תמיד
אם יש לכם יותר מעשרים עובדים באירוע, שימו עמדה קטנה בצד לתמונות פרופיל מקצועיות. זה לוקח שלוש דקות לעובד, וזה פותר לכם בבת אחת את כל התמונות החסרות באתר, בלינקדאין ובחתימות המייל.
מניסיוננו, זו התוספת שמנהלות שיווק הכי שמחות עליה בדיעבד. במקום לרדוף חודשים אחרי אנשים שיעלו תמונה נורמלית, אתם מסיימים את זה ביום אחד ובסטנדרט אחיד.
מתי מקבלים את התמונות
כאן יש הבדל מהותי מאירוע פרטי. בחתונה אפשר לחכות חודש. בכנס, מחלקת השיווק צריכה חומר באותו ערב או למחרת בבוקר, לפני שהנושא מת ברשתות.
לכן סכמו מראש על מסירה בשני שלבים: מבחר מהיר של 15 עד 30 תמונות ערוכות תוך 24 שעות ליחסי ציבור ולרשתות, וכל השאר תוך שבוע עד שבועיים. צלם שעובד הרבה עם לקוחות עסקיים יבין את הבקשה מיד. אם הוא מופתע ממנה, זה סימן.
שאלות נפוצות
צלם אחד מספיק לכנס?
תלוי בגודל ובמבנה. אם הכל קורה באולם אחד ויש מליאה אחת, צלם אחד יסתדר. ברגע שיש מושבים מקבילים, דוכנים במסדרון או כמה חדרים, צלם אחד יפספס. הדרך הפשוטה לבדוק היא להסתכל על לוח הזמנים ולראות אם יש שעה שבה שני דברים חשובים קורים בו זמנית.
אפשר לבקש תמונות עוד באמצע האירוע?
אפשר, וזה אפילו די מקובל. תסכמו על זה מראש כדי שהצלם יקצה לזה זמן ויביא לפטופ. שימו לב שתמונות שנמסרות באמצע האירוע עוברות עריכה מהירה בלבד, והגרסה הסופית שלהן תגיע אחר כך.
מה ההבדל בין צילום כנס לצילום אירוע חברה?
כנס ממוקד בתוכן: דוברים, במה, מצגות, קהל. אירוע חברה כמו מסיבת סוף שנה או יום גיבוש ממוקד באנשים ובאווירה, והוא קרוב יותר באופיו לאירוע פרטי. הרבה אירועים משלבים את שניהם, ואז כדאי לחלק את היום לשני חלקים ברורים מול הצלם.
האם צריך לבקש מהעובדים אישור להצטלם?
מומלץ מאוד, במיוחד אם התמונות מיועדות לפרסום חיצוני. רוב החברות מוסיפות שורה קצרה בהזמנה לאירוע, ומסמנות מראש את מי שמעדיף לא להופיע. זה חוסך אי נעימות אחר כך.
כמה זמן מראש כדאי לסגור צלם לכנס?
בעונה העמוסה, מאוקטובר ועד דצמבר, אנחנו ממליצים על חודש עד חודשיים מראש. זו התקופה של כנסי סוף שנה ומסיבות עובדים, והיומנים מתמלאים מהר.
בסופו של דבר, צילום של אירוע עסקי נמדד בשאלה אחת: האם אחרי חודש אתם עדיין משתמשים בתמונות. אם כן, זו הייתה השקעה טובה. אם הן יושבות בתיקייה בדרייב ואף אחד לא פתח אותן, משהו בהגדרה בהתחלה לא עבד. אפשר לראות דוגמאות מאירועים עסקיים שליווינו בגלריית הצילום העסקי, ולקרוא עוד על השירות בעמוד צילום כנסים ואירועי חברה. מתכננים כנס בחודשים הקרובים? דברו איתנו ונעבור איתכם על הצרכים לפני שתסגרו משהו.
